Οργανωμένη ιατρική τεκμηρίωση για καλύτερη διαχείριση περιστατικών

Όταν ένας ασφαλισμένος λαμβάνει ιατρική φροντίδα στο εξωτερικό, η οργάνωση της επίσκεψης είναι μόνο ένα μέρος της δουλειάς της ασφαλιστικής ομάδας. Στη συνέχεια χρειάζεται σαφής εικόνα της φροντίδας που παρασχέθηκε: η διάγνωση του γιατρού, η θεραπεία που καταγράφηκε και οι οδηγίες για τα επόμενα βήματα.

Η επιβεβαίωση του ραντεβού δείχνει ότι οργανώθηκε μια επίσκεψη. Το τιμολόγιο καταγράφει μια χρέωση. Κανένα από τα δύο δεν παρέχει τις πληροφορίες μιας ιατρικής γνωμάτευσης που έχει συντάξει ο γιατρός.

Για τις ασφαλιστικές εταιρείες και τις εταιρείες ιατρικής βοήθειας, η οργανωμένη τεκμηρίωση προσφέρει σαφέστερη βάση για την εξέταση του περιστατικού, τον εντοπισμό αναπάντητων ερωτημάτων και την υποστήριξη του ασθενούς μετά την εξέταση.

Από την ολοκληρωμένη επίσκεψη στην εξέταση του φακέλου

Ένα περιστατικό μπορεί να περάσει από συντονιστές ιατρικής βοήθειας, ιατρικούς αξιολογητές και υπευθύνους αποζημιώσεων. Ο καθένας αναζητά διαφορετικές πληροφορίες.

Ο συντονιστής μπορεί να χρειάζεται να γνωρίζει αν η γνωμάτευση είναι διαθέσιμη. Ο ιατρικός αξιολογητής χρειάζεται να κατανοήσει τη διάγνωση και τη θεραπεία που καταγράφηκαν. Ο υπεύθυνος αποζημιώσεων μπορεί να χρειάζεται δικαιολογητικά μαζί με τα υπόλοιπα στοιχεία της αίτησης.

Όταν αυτές οι πληροφορίες δεν εντοπίζονται εύκολα, ο επόμενος συνεργάτης πρέπει να ανασυνθέσει το περιστατικό από διάσπαρτα μηνύματα ή να ζητήσει διευκρινίσεις.

Μια οργανωμένη γνωμάτευση δίνει στην ομάδα ένα σταθερό σημείο εκκίνησης. Η αξία της δεν έγκειται απλώς στο ότι είναι ψηφιακή, αλλά στο ότι συγκεντρώνει τις πληροφορίες γύρω από την επίσκεψη, ώστε να εξετάζονται στο πλαίσιό τους.

Τι κάνει την τεκμηρίωση χρήσιμη;

Τα επαγγελματικά πρότυπα του βρετανικού General Medical Council δίνουν έμφαση στην έγκαιρη και ακριβή καταγραφή των σχετικών κλινικών ευρημάτων, της θεραπείας, των αποφάσεων και του προσώπου που έκανε την καταχώριση. Αποτελούν χρήσιμο σημείο αναφοράς για το τι πρέπει να περιλαμβάνει ένα κατατοπιστικό κλινικό αρχείο. GMC: Καταγραφή της ιατρικής εργασίας

Αντίστοιχα, οι οδηγίες του NHS England για τη γενική ιατρική αναδεικνύουν την ακρίβεια, το πλαίσιο και την προσβασιμότητα ως χαρακτηριστικά ενός ποιοτικού φακέλου ασθενούς. NHS England: Ποιοτικοί φάκελοι ασθενών

Στην πράξη, οι ασφαλιστικές ομάδες και οι ομάδες ιατρικής βοήθειας μπορούν να αναρωτηθούν αν τα έγγραφα περιγράφουν την εξέταση αρκετά καθαρά για τον επόμενο άνθρωπο που θα τα διαβάσει.

Η πρόταση θεραπείας περιγράφει όσα σχεδιάζονται πριν από τη φροντίδα. Η ολοκληρωμένη γνωμάτευση καταγράφει την αποτύπωση της εξέτασης από τον γιατρό. Η διάκριση αυτή βοηθά την ομάδα να εξετάζει τις αρχικές προτάσεις μαζί με την κλινική τεκμηρίωση που ακολουθεί.

Πώς το Docio υποστηρίζει τη διαχείριση περιστατικών

Το Docio στηρίζει αυτή τη διαδικασία με οργανωμένες ιατρικές γνωματεύσεις, τις οποίες συντάσσουν οι γιατροί και οι οποίες συνδέονται με το ραντεβού.

1. Σταθερή δομή για την καταγραφή του γιατρού

Η φόρμα γνωμάτευσης του Docio περιλαμβάνει ενότητες για τη διάγνωση, τη σύνοψη της θεραπείας, τη συνταγογραφημένη αγωγή και τις οδηγίες παρακολούθησης. Διαθέτει επίσης πεδία για τον κωδικό διάγνωσης ICD-10 και τον αριθμό άδειας του γιατρού.

Οι ενότητες αυτές δίνουν στον γιατρό συγκεκριμένη δομή για την καταγραφή της εξέτασης. Η ομάδα που εξετάζει τον φάκελο γνωρίζει πού να αναζητήσει τις πληροφορίες που την αφορούν.

Για παράδειγμα, ένας συντονιστής που ελέγχει αν χρειάζονται επιπλέον ενέργειες μπορεί να ανατρέξει στις οδηγίες παρακολούθησης. Όποιος χρειάζεται διευκρίνιση για τη θεραπεία μπορεί να ξεκινήσει από τη σχετική σύνοψη του γιατρού.

Η γνωμάτευση υποστηρίζει την εξέταση του φακέλου. Οι κλινικές αποφάσεις παραμένουν ευθύνη του θεράποντος γιατρού, ενώ οι αποφάσεις για το ασφαλιστήριο και τις αποζημιώσεις ανήκουν στην ασφαλιστική εταιρεία.

2. Σαφής εικόνα των εγγράφων που εκκρεμούν

Η ολοκλήρωση του ραντεβού και η διαθεσιμότητα της ιατρικής γνωμάτευσης είναι δύο διαφορετικά στάδια.

Στην προβολή κρατήσεων για ασφαλιστικές εταιρείες, το Docio δείχνει αν η γνωμάτευση αναμένεται ή είναι διαθέσιμη για κοινοποίηση. Έτσι, η συντονιστική ομάδα εντοπίζει εύκολα τους φακέλους στους οποίους εκκρεμεί τεκμηρίωση.

Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο κατά την παράδοση ενός περιστατικού σε συνάδελφο. Ο επόμενος συντονιστής βλέπει ότι η επίσκεψη τελείωσε, αλλά η γνωμάτευση εκκρεμεί, χωρίς να θεωρεί λανθασμένα ότι ο φάκελος είναι πλήρης.

3. Πρόσβαση στα έγγραφα και μετά την επίσκεψη

Αφού ο γιατρός υποβάλει τη γνωμάτευση για το ολοκληρωμένο ραντεβού, οι ασφαλιστικές ομάδες μπορούν να κατεβάσουν ή να κοινοποιήσουν τα διαθέσιμα έγγραφα μέσω του Docio.

Η σύνδεση της γνωμάτευσης με την κράτηση επιτρέπει στην ομάδα να επιστρέφει εύκολα στην καταγραφή του γιατρού όταν προετοιμάζει μια αίτηση αποζημίωσης, εξετάζει το περιστατικό ή βοηθά τον ασθενή να αποκτήσει τα έγγραφά του.

Παρέχει επίσης ένα συγκεκριμένο σημείο αναφοράς όταν χρειάζονται διευκρινίσεις από τον θεράποντα γιατρό.

Ένας πρακτικός έλεγχος της τεκμηρίωσης

Κατά την εξέταση μιας ολοκληρωμένης επίσκεψης, οι ασφαλιστικές ομάδες και οι ομάδες ιατρικής βοήθειας μπορούν να ελέγχουν:

• Έχει υποβάλει ο γιατρός τη γνωμάτευση;
• Είναι κατανοητές η διάγνωση και η σύνοψη της θεραπείας;
• Έχουν καταγραφεί, όπου χρειάζεται, η αγωγή και οι οδηγίες παρακολούθησης;
• Υπάρχει κάποια έλλειψη ή ασάφεια που χρειάζεται διευκρίνιση;
• Μπορούν τα κατάλληλα πρόσωπα να αποκτήσουν τα έγγραφα που χρειάζονται;

Η καλύτερη διαχείριση ξεκινά από πληροφορίες που οι άνθρωποι μπορούν να βρουν, να κατανοήσουν και να αξιοποιήσουν. Το Docio προσφέρει αυτή τη βάση με οργανωμένες ιατρικές γνωματεύσεις, σαφή εικόνα των εκκρεμών εγγράφων και προσβάσιμα αρχεία συνδεδεμένα με την επίσκεψη.

Για να συζητήσουμε πώς μπορεί το Docio να υποστηρίξει την ασφαλιστική σας ομάδα ή την ομάδα ιατρικής βοήθειας, επικοινωνήστε στο info@dociohealth.com.